Polityka prywatności i cookies

Data wejścia w życie: 19.09.2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Caramel Warsztaty i Eventy Franciszek Borowiecki

ul. Leśna 5, 05-805 Kanie

NIP 5342686397

REGON 540097607

działalność wpisana do CEIDG

Kontakt w sprawach danych osobowych: kids@caramelkids.pl

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze Strony i charakteru współpracy możemy przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko;

nazwę firmy lub instytucji oraz stanowisko osoby kontaktowej;

adres e-mail i numer telefonu;

informacje dotyczące planowanego wydarzenia, np. Termin, lokalizację, przewidywaną liczbę uczestników, orientacyjny wiek uczestników i zakres realizacji;

dane potrzebne do przygotowania Oferty, zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń;

w ograniczonym zakresie dane dotyczące uczestnika, jeżeli są rzeczywiście potrzebne do organizacji konkretnej realizacji;

w wyjątkowych przypadkach informacje dotyczące zdrowia, alergii, niepełnosprawności lub innych szczególnych potrzeb uczestnika, jeżeli są rzeczywiście niezbędne do zapewnienia bezpiecznego udziału;

dane techniczne związane z korzystaniem ze Strony, np. adres IP, typ urządzenia, informacje o przeglądarce i dane związane z plikami cookies.

Co do zasady Caramel Kids nie pozyskuje danych osobowych bezpośrednio od dzieci za pomocą publicznego Formularza.

Publiczny Formularz nie powinien być wykorzystywany do przesyłania szczegółowych informacji dotyczących zdrowia dzieci.

3. Cele i podstawy przetwarzania

3.1. Zapytania i przygotowanie Oferty

Dane osoby składającej zapytanie oraz informacje dotyczące planowanego wydarzenia przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania Oferty i podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli osoba kontaktuje się z nami jako przedstawiciel albo pracownik firmy, instytucji lub innego podmiotu, dane kontaktowe mogą być przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji biznesowej i organizacji współpracy - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z osobą fizyczną przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane osób reprezentujących albo kontaktowych po stronie podmiotów innych niż osoba fizyczna mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prawidłowym zawarciu, organizacji i wykonaniu współpracy.

3.3. Obowiązki podatkowe, rachunkowe i prawne

Dane wymagane przepisami prawa przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.4. Roszczenia i bezpieczeństwo działalności

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa działalności oraz dokumentowania istotnych zdarzeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.5. Dane szczególnych kategorii

Dane dotyczące zdrowia lub inne dane należące do szczególnych kategorii są przetwarzane wyłącznie w zakresie rzeczywiście niezbędnym dla konkretnej realizacji i gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Jeżeli podstawą jest wyraźna zgoda osoby uprawnionej, dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli dane uczestnika otrzymamy nie bezpośrednio od jego rodzica lub opiekuna, lecz od organizatora wydarzenia lub innego podmiotu, sposób przetwarzania i obowiązki informacyjne są ustalane stosownie do roli stron oraz okoliczności przekazania danych.

3.6. Analityka Strony

Niekonieczne pliki cookies związane z analityką lub pomiarem działania Strony są wykorzystywane wyłącznie zgodnie z wyborem dokonanym przez Użytkownika w mechanizmie zarządzania zgodami.

Jeżeli wykorzystanie danego narzędzia wymaga zgody, podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na dzień wejścia w życie Polityki Caramel Kids nie korzysta z zewnętrznych pikseli reklamowych takich jak Meta Pixel.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych za pomocą Formularza jest dobrowolne.

Dane oznaczone jako wymagane są jednak niezbędne do obsługi zapytania lub przygotowania Oferty. Ich niepodanie może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie.

Podanie danych potrzebnych do zawarcia lub wykonania umowy jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

Dane szczególnych kategorii, w tym dotyczące zdrowia, należy przekazywać wyłącznie wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do bezpiecznej organizacji udziału i istnieje odpowiednia podstawa ich przetwarzania.

5. Wizerunek dzieci i innych uczestników

Publikacja zdjęć albo nagrań przedstawiających możliwą do zidentyfikowania osobę odbywa się na odpowiedniej podstawie prawnej.

W przypadku dziecka Caramel Kids uzyskuje wymaganą zgodę rodzica, opiekuna albo innej osoby uprawnionej, jeżeli zgoda jest wymagana.

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku jest odrębna od udziału w warsztacie i może określać zakres, cel i kanały wykorzystania materiałów.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działalność Caramel Kids wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu, w szczególności:

Squarespace - dostawcy platformy wykorzystywanej do publicznej Strony;

Vercel - dostawcy infrastruktury wykorzystywanej przez aplikację obsługującą formularze, zapytania i Oferty;

Supabase - dostawcy infrastruktury bazodanowej i zaplecza aplikacji;

Google Workspace - dostawcy firmowej poczty elektronicznej i związanych z nią usług;

Resend / Plus Five Five, Inc. - dostawcy infrastruktury wykorzystywanej do technicznej wysyłki wiadomości;

innym dostawcom infrastruktury IT, hostingu, bezpieczeństwa i utrzymania systemów;

podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub doradcze;

prowadzącym i osobom uczestniczącym w realizacji wydarzenia - wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji ich obowiązków;

organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Caramel Kids nie sprzedaje danych osobowych ani nie przekazuje ich innym podmiotom do ich własnego marketingu.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do transferu danych do państwa trzeciego, stosowana jest podstawa przewidziana w rozdziale V RODO, odpowiednia dla danego transferu, w szczególności:

decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;

EU-US Data Privacy Framework - w zakresie, w jakim dany podmiot i transfer spełniają jego warunki;

standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską wraz z innymi wymaganymi zabezpieczeniami.

Informacje dotyczące podstawy konkretnego transferu oraz stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem kids@caramelkids.pl.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne dla celu ich przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i możliwości dochodzenia lub obrony roszczeń.

W szczególności:

dane z zapytań, które nie doprowadziły do współpracy - co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej utracą przydatność albo istnieje podstawa do dłuższego przechowywania;

dane związane z umową i rozliczeniami - przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy oraz potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

dane dotyczące zdrowia albo szczególnych potrzeb uczestnika - wyłącznie tak długo, jak są rzeczywiście potrzebne; co do zasady usuwane są nie później niż 30 dni po wydarzeniu, chyba że wystąpił incydent, obowiązek prawny albo inna podstawa uzasadniająca dalsze przechowywanie;

dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody - do jej wycofania lub ustania celu przetwarzania;

dokumentacja dotycząca ochrony małoletnich i incydentów - przez okres potrzebny do realizacji obowiązków prawnych, ochrony dziecka, obsługi sprawy oraz ewentualnego dochodzenia albo obrony roszczeń.

9. Pliki cookies i podobne technologie

9.1. Cookies niezbędne

Strona może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie niezbędne do jej bezpieczeństwa, działania oraz świadczenia funkcji żądanych przez Użytkownika.

9.2. Cookies analityczne i wydajnościowe

Cookies lub podobne technologie służące analityce i pomiarom są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgody Użytkownika, jeżeli ich wykorzystanie wymaga zgody.

9.3. Cookies marketingowe

Na dzień wejścia w życie Polityki Caramel Kids nie korzysta z dodatkowych marketingowych pikseli lub cookies takich jak Meta Pixel.

Jeżeli w przyszłości takie narzędzia zostaną wdrożone, Polityka oraz mechanizm zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane przed ich wykorzystaniem.

9.4. Zarządzanie zgodami

Użytkownik może zaakceptować, odrzucić lub zmienić ustawienia niekoniecznych cookies za pomocą dostępnego na Stronie mechanizmu zarządzania zgodami.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa do:

dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;

sprostowania danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

przenoszenia danych;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach dotyczących danych można kontaktować się pod adresem kids@caramelkids.pl.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Caramel Kids nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania.

12. Bezpieczeństwo

Caramel Kids stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, sposobu ich przetwarzania oraz związanego z tym ryzyka.

Dostęp do danych dzieci, danych dotyczących zdrowia oraz dokumentacji dotyczącej ochrony małoletnich jest ograniczany do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w szczególności w związku ze zmianą funkcjonalności Strony, dostawców technologicznych, sposobów przetwarzania danych albo przepisów.

Aktualna wersja będzie publikowana na Stronie wraz z datą wejścia w życie.

Niniejsza Polityka obowiązuje od 19.09.2026.