CARAMEL Kids

Ogólne warunki współpracy B2B

Warsztaty CARAMEL Kids dla firm, agencji eventowych, instytucji i placówek

PROJEKT DO ZATWIERDZENIA • PAŹDZIERNIK 2026

Dokument przeznaczony do współpracy z klientami profesjonalnymi. Wymaga uzupełnienia danych przedsiębiorcy i sprawdzenia zgodności z rzeczywistym sposobem realizacji usług przed publikacją. Nie zastępuje Regulaminu warsztatów ani Standardów Ochrony Małoletnich.

Identyfikacja usługodawcy

§ 1. Strony, dokumenty i pierwszeństwo

1. Usługodawcą (dalej „Wykonawca”) jest przedsiębiorca działający pod marką CARAMEL Kids, którego dane widnieją powyżej. Zamawiającym jest podmiot wskazany i zweryfikowany w umowie lub formularzu zamówienia.

2. OWW dotyczą relacji gospodarczych i zawodowych (B2B). Nie stosuje się ich w zakresie, w jakim przepisy przyznają Zamawiającemu ochronę konsumencką. W przypadku takich uprawnień pierwszeństwo mają odpowiednie regulacje ustawowe.

3. Na kompletny zestaw uzgodnień składają się: (a) indywidualna podpisana umowa lub zaakceptowane zamówienie, (b) oferta ze specyfikacją usługi, (c) OWW, (d) formularz uzgodnień przed wydarzeniem. W razie sprzeczności pierwszeństwo mają dokumenty w tej kolejności.

4. Opisy na stronie, cenniki orientacyjne i kalendarze nie są przyrzeczeniem dostępności terminu. Termin i cena stają się wiążące dopiero po skutecznym zawarciu umowy lub przyjęciu zamówienia w uzgodnionej formie.

§ 2. Weryfikacja kontrahenta i zawarcie umowy

1. Zamawiający przekazuje przed zawarciem umowy prawidłową pełną nazwę, adres, NIP/KRS lub CEIDG, dane kontaktowe, dane osoby reprezentującej oraz – gdy działa pośrednik – oświadczenie, czy zamawia w imieniu własnym czy uprawnionego mocodawcy.

2. Wykonawca może sprawdzić rejestry publiczne oraz uprawnienia do reprezentacji i zażądać pełnomocnictwa. Nie ma obowiązku potwierdzania terminu bez dostatecznej identyfikacji strony lub przy uzasadnionych zastrzeżeniach co do wiarygodności płatniczej.

3. Standardowo strony podpisują umowę elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. w systemie Szafir). Inna uzgodniona forma może być zastosowana, jeżeli jest dopuszczalna prawem i pozwala ustalić strony, treść i datę akceptacji.

4. Zawarcie umowy następuje po skutecznym podpisaniu przez upoważnione strony lub ich jednoznacznym przyjęciu w inny uzgodniony sposób. Zamówienie od osoby bez umocowania nie wiąże podmiotu, którego rzekomo reprezentuje, z zastrzeżeniem reguł właściwych dla reprezentacji i potwierdzenia czynności.

5. Wykonawca może uzależnić przyjęcie zamówienia od wpłaty przedpłaty, dodatkowego zabezpieczenia lub pełnej płatności z góry, jeżeli warunek został zakomunikowany przed zawarciem umowy. Nie należy wysyłać materiałów, zamawiać nieodwracalnych elementów lub blokować terminów bez wymaganego potwierdzenia.

§ 3. Zakres zamówienia i liczebność

1. W umowie określa się temat lub wariant warsztatów, termin i godziny, dokładny adres, liczbę uczestników i ich wiek, liczbę stanowisk, czas pracy, materiały, opiekę organizacyjną oraz wynagrodzenie.

2. Cena opiera się na uzgodnionej liczbie uczestników i czasie. Niższa frekwencja w dniu wydarzenia nie obniża automatycznie zamówionego wynagrodzenia, ponieważ materiały, obsada i organizacja zostały przygotowane do zakontraktowanego zakresu.

3. Zwiększenie liczby uczestników, wydłużenie zajęć, zmiana lokalizacji, dodatkowa tura lub inna zmiana zakresu wymaga potwierdzenia Wykonawcy i uzgodnienia dodatkowych kosztów. Wykonawca może odmówić niezaplanowanego zwiększenia liczby osób, jeśli nie ma materiałów lub warunków do bezpiecznej pracy.

4. Zamawiający przekazuje ostateczną liczbę i podział wieku zgodnie z terminem wskazanym w umowie. W razie braku aktualizacji obowiązują ostatnie potwierdzone dane.

5. Produkty lub prace wymagające schnięcia, pieczenia, wypału, dostarczenia bądź odbioru mają odrębnie uzgodnione warunki logistyczne. Nie zakłada się wydania takich prac bezpośrednio po zajęciach.

§ 4. Cena, zaliczka i płatność

1. Wynagrodzenie określa oferta lub umowa, ze wskazaniem, czy kwota jest netto czy brutto, właściwej stawki VAT (jeżeli dotyczy), kosztów dojazdu oraz wybranych świadczeń dodatkowych.

2. STANDARD: Zamawiający płaci 50% wynagrodzenia jako zaliczkę przed warsztatami, a pozostałe 50% w terminie 7 albo 14 dni kalendarzowych po realizacji, stosownie do umowy lub faktury. Termin płatności i data wymagalności muszą być określone jednoznacznie w zamówieniu.

3. Wykonawca może zaproponować inne zasady: 80% lub 100% płatności przed wydarzeniem, przedpłatę w kilku transzach, inny termin dopłaty albo dodatkowe zabezpieczenia. Dotyczy to zwłaszcza krótkich terminów, materiałów tworzonych na zamówienie, pośredników oraz kontrahentów z udokumentowaną historią opóźnień. Warunki wymagają akceptacji przed zawarciem umowy.

4. Zaliczka jest wpłatą na poczet wynagrodzenia, a nie zadatkiem w rozumieniu art. 394 k.c. W razie anulowania zamówienia zaliczkę zalicza się na poczet należności wynikających z § 7 OWW; nadwyżka podlega zwrotowi, a ewentualną różnicę Zamawiający dopłaca. Sama wpłata zaliczki nie oznacza, że jest ona automatycznie bezzwrotna.

5. Płatności wykonuje się na rachunek Wykonawcy wskazany na prawidłowym dokumencie rozliczeniowym. Zmiana numeru rachunku wymaga niezależnego potwierdzenia przez dotychczasowy, znany kanał kontaktu. Wykonawca nie zmienia numeru rachunku wyłącznie na podstawie niezweryfikowanej wiadomości.

6. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy wymagają odmiennego rozstrzygnięcia. Dalsze terminy płatności nie zależą od wewnętrznego obiegu dokumentów Zamawiającego.

§ 5. Szczególne zasady współpracy z agencjami i pośrednikami

1. Jeżeli agencja zawiera umowę we własnym imieniu, to ona jest Zamawiającym i odpowiada za całe wynagrodzenie niezależnie od tego, czy i kiedy zapłaci jej klient końcowy. Nie obowiązują klauzule typu „zapłata po otrzymaniu płatności od klienta końcowego”, chyba że Wykonawca wyraźnie zgodził się na konkretne odstępstwo.

2. Agencja nie może jednostronnie pomniejszyć należności z uwagi na odmowę, korektę budżetu, reklamacje lub brak płatności swojego klienta, jeżeli Wykonawca wykonał własne świadczenie zgodnie z umową.

3. Agencja odpowiada za przekazanie Wykonawcy kompletnych i prawdziwych wymagań klienta końcowego, w tym danych o grupie, miejscu, harmonogramie i osobie odpowiedzialnej za opiekę nad dziećmi, a także za zapewnienie uprawnień do tych ustaleń.

4. Jeżeli Wykonawca udostępni agencji opisy warsztatów lub zdjęcia specjalnie w celu przygotowania jej oferty dla określonego klienta końcowego, agencja może zamieścić te materiały w tej konkretnej, niepublicznej ofercie. Nie oznacza to zgody na umieszczenie materiałów w publicznych katalogach, na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, na ich dalszą odsprzedaż ani na wykorzystanie w innych ofertach bez odrębnej zgody, z poszanowaniem wyjątków ustawowych.

5. Wykonawca może odmówić nowych zamówień od kontrahenta mającego wymagalne zaległości lub uzależnić realizację kolejnego zamówienia od spłaty zaległości i podwyższonej przedpłaty.

§ 6. Opóźnienia w płatnościach i dochodzenie należności

1. Jeżeli zapłata jest opóźniona w transakcji handlowej, Wykonawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych na zasadach obowiązującej ustawy.

2. Gdy spełnione są ustawowe przesłanki, Wykonawca może dochodzić rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro w równowartości PLN, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego) oraz uzasadnionych kosztów wyższych, zgodnie z ustawą.

3. Strony nie ustalają kary umownej za sam brak zapłaty lub nieterminową płatność świadczenia pieniężnego. Inne skutki zwłoki podlegają przepisom prawa i ważnie uzgodnionym postanowieniom.

4. Jeśli wymagana zaliczka nie wpłynęła w terminie, Wykonawca może wyznaczyć odpowiedni dodatkowy termin i skorzystać z uprawnień wynikających z umowy oraz przepisów, w tym w uzasadnionych warunkach wstrzymać czynności przygotowawcze lub odmówić rozpoczęcia wydarzenia, uprzedzając Zamawiającego. Skutek dla ceny i kosztów podlega rozliczeniu zgodnemu z prawem.

5. Wewnętrzny obieg, akceptacja faktur lub opóźnienie w zatwierdzeniu dokumentu przez Zamawiającego nie odraczają umówionego terminu płatności, jeżeli usługa została należycie wykonana i dokument rozliczeniowy wystawiono lub udostępniono zgodnie z przepisami (w tym dotyczącymi KSeF) i uzgodnieniami stron.

§ 7. Zmiany, anulowanie i rozliczenie kosztów

1. Przesunięcie terminu, miejsca albo rodzaju warsztatu wymaga pisemnego lub utrwalonego elektronicznie potwierdzenia obu stron. Wniosek Zamawiającego o zmianę nie powoduje automatycznie przyjęcia nowej daty.

2. W przypadku rezygnacji Zamawiającego z potwierdzonego zamówienia bez ważnego powodu, z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy, Strony przyjmują zasady zryczałtowanego rozliczenia wskazane poniżej. Opłaty mają uwzględniać rezerwację terminu i kadry, planowanie warsztatów, przygotowanie materiałów oraz ograniczenie możliwości przyjęcia innych zleceń. Postanowienia te stosuje się wyłącznie w granicach dopuszczalnych przepisami prawa.

3. Jeżeli przed zawarciem umowy Zamawiający otrzymał i zaakceptował niniejsze OWW, opłata za odwołanie zamówienia wynosi odpowiedni procent uzgodnionego wynagrodzenia za odwoływane warsztaty, zależnie od liczby dni kalendarzowych pozostałych do terminu wydarzenia:

a) 30 dni lub więcej przed wydarzeniem: 0% (z zastrzeżeniem kosztów indywidualnie uzgodnionych materiałów, o których mowa w ust. 6).

b) 29–15 dni przed wydarzeniem: 25% wynagrodzenia za odwoływane warsztaty.

c) 14–8 dni przed wydarzeniem: 50% wynagrodzenia za odwoływane warsztaty.

d) 7–4 dni przed wydarzeniem: 75% wynagrodzenia za odwoływane warsztaty.

e) 3 dni przed wydarzeniem, w dniu wydarzenia lub w razie rezygnacji bez uprzedzenia: 90% wynagrodzenia za odwoływane warsztaty.

4. Liczbę dni oblicza się jako różnicę dat kalendarzowych pomiędzy doręczeniem oświadczenia o rezygnacji a datą wydarzenia; na przykład rezygnacja otrzymana 10 maja na wydarzenie 20 maja oznacza 10 dni przed terminem. Podstawą obliczenia opłaty jest wynagrodzenie ustalone za odwołane świadczenie w zamówieniu; podatki i dokumentowanie należności rozlicza się zgodnie z aktualnymi przepisami.

5. Wpłacona zaliczka zostaje zaliczona na poczet opłaty za anulowanie, a nie pobrana obok niej. Jeżeli zaliczka przewyższa należną kwotę, różnicę Wykonawca zwróci; jeżeli jest niższa, Zamawiający zapłaci brakującą część w terminie 7 dni od doręczenia rozliczenia. Niedopuszczalne jest podwójne obciążenie za ten sam koszt lub zdarzenie.

6. W przypadku materiałów wykonywanych lub nabywanych wyłącznie na specjalne zamówienie (np. wycinanek ploterowych z indywidualnym wzorem, nadruków z logo, oznaczeń imiennych) strony mogą przed zawarciem umowy osobno i jednoznacznie określić koszt, zasady zlecania oraz skutki anulowania tych materiałów. Opłata z ust. 3 obejmuje standardowe koszty przygotowań; ewentualne rozliczenie kosztów indywidualnych nie może powodować podwójnego odzyskania tej samej straty.

7. Zmniejszenie liczby uczestników nie uprawnia Zamawiającego do jednostronnego obniżenia ceny przyjętego zamówienia, zgodnie z § 3 ust. 2. Jeżeli Wykonawca wyjątkowo zgodzi się na częściowe anulowanie zamówienia, opłaty z ust. 3 odnoszą się wyłącznie do pisemnie potwierdzonej, anulowanej części wynagrodzenia.

8. W przypadku istotnej przeszkody niezależnej od obu stron Strony niezwłocznie wymieniają informacje i mogą uzgodnić termin zastępczy. Niniejsze opłaty nie ograniczają ustawowego prawa do wypowiedzenia umowy z ważnych powodów ani zasad odpowiedzialności za niewykonanie usługi z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Takie przypadki rozlicza się stosownie do okoliczności i obowiązujących przepisów prawa.

9. Oświadczenie o anulowaniu, wniosek o zmianę terminu albo zgłoszenie przeszkody należy przesłać na ustalony adres e-mail Wykonawcy. Za datę anulowania uważa się datę doręczenia wiadomości. Wniosek o zmianę terminu nie stanowi sam w sobie anulowania; nowy termin wymaga wyraźnej akceptacji Wykonawcy. Brak uczestników, niższa frekwencja albo nieudostępnienie uzgodnionego miejsca nie stanowią automatycznie podstawy do obniżenia ceny.

§ 8. Miejsce, bezpieczeństwo i odpowiedzialność organizacyjna

1. Zamawiający zapewnia miejsce odpowiadające uzgodnionym wymaganiom: stabilne stoły i krzesła (jeżeli są potrzebne), odpowiednie oświetlenie, warunki sanitarne, dostęp do wody i prądu, bezpieczne dojścia, wymagane zgody zarządcy oraz osobę kontaktową.

2. Zamawiający przekazuje dane dotyczące bezpieczeństwa obiektu, dostępności, ograniczeń wiekowych i organizacji nadzoru nad dziećmi. Przed wydarzeniem strony wypełniają kartę uzgodnień (załącznik), w której wskazują osobę sprawującą opiekę nad grupą, zasady wejścia, wyjścia oraz odbierania dzieci.

3. Wykonawca odpowiada za sposób prowadzenia własnych warsztatów, dobór materiałów i narzędzi oraz działania personelu. Zamawiający odpowiada za obowiązki wynikające z przepisów i przejęte w umowie. Żadne postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności za szkody w sytuacjach, w których prawo nie pozwala jej wyłączyć.

4. Instruktorzy Wykonawcy to osoby prowadzące i uczące konkretnych technik warsztatowych. Nie są automatycznie animatorami ogólnymi, personelem do ciągłego nadzoru nad całym wydarzeniem, ratownikami ani opiekunami transportu.

5. Wykonawca realizuje własne obowiązki dotyczące ochrony małoletnich, w tym weryfikację osób dopuszczanych do pracy z dziećmi i procedury interwencji. Współpraca z placówką mającą własne standardy wymaga uzgodnienia praktycznej koordynacji, a nie jednostronnego przeniesienia obowiązków ustawowych.

6. Instruktor ma prawo wstrzymać czynność lub warsztat w razie bezpośredniego ryzyka dla dziecka lub osób postronnych. Strony dokumentują przyczynę i zakres przerwania. Konsekwencje rozliczeniowe ustala się z uwzględnieniem rzeczywistej przyczyny i odpowiedzialności stron.

§ 9. Zdjęcia, dane dzieci, poufność i prawa autorskie

1. Wykonawca co do zasady nie fotografuje twarzy uczestników ani nie zbiera od dzieci danych kontaktowych na potrzeby marketingowe. Jeżeli Zamawiający planuje dokumentację wizerunkową, uzgadnia ją odpowiednio wcześnie i zapewnia wymaganą podstawę prawną dla działań, za które odpowiada.

2. Zamawiający może korzystać z udostępnionych materiałów informacyjnych i zdjęć w zakresie uzgodnionym dla przygotowania wskazanego wydarzenia, w tym na zasadach określonych w § 5 ust. 4. Udostępnienie materiałów nie przenosi autorskich praw majątkowych ani nie daje prawa do ich sprzedaży lub wykorzystania do tworzenia konkurencyjnych materiałów ofertowych z użyciem chronionych treści Wykonawcy.

3. Bez zgody podmiotu uprawnionego nie wolno ponownie publikować, sprzedawać, kopiować ani udostępniać osobom trzecim twórczych opisów, zdjęć, grafik, dokumentacji i szablonów warsztatowych, z zachowaniem wyjątków ustawowych. Same pomysły, metody i techniki nie są objęte wyłącznym prawem autorskim.

4. Strony zachowują poufność niepublicznych ustaleń handlowych i danych organizacyjnych ujawnionych w celu realizacji, o ile mają one poufny charakter. Obowiązek nie obejmuje informacji publicznych, znanych niezależnie ani ujawnianych na mocy prawa.

5. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z odrębnymi informacjami RODO; gdy rzeczywisty model współpracy wymaga powierzenia danych, strony zawierają odpowiednią umowę powierzenia przed rozpoczęciem przetwarzania.

§ 10. Reklamacje, zakłócenia i siła wyższa

1. Zamawiający zgłasza dostrzeżone nieprawidłowości niezwłocznie w trakcie wydarzenia, jeśli możliwe jest ich usunięcie na miejscu, i przekazuje opis reklamacji na ustalony adres e-mail. Brak natychmiastowego zgłoszenia nie wyłącza praw wynikających z przepisów.

2. Wykonawca odpowiada na reklamację w terminie uzasadnionym charakterem sprawy, dążąc do udzielenia odpowiedzi w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia. Uzgodnienia dotyczące ewentualnej rekompensaty, zmiany lub ponownego wykonania świadczenia utrwala się w korespondencji lub w innym uzgodnionym dokumencie.

3. „Siła wyższa” oznacza zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne i niezależne od stron, któremu mimo należytej staranności nie można było zapobiec. Strona dotknięta przeszkodą niezwłocznie powiadamia drugą i podejmuje rozsądne działania ograniczające skutki.

4. Zdarzenie nie jest automatycznie siłą wyższą tylko dlatego, że jedna ze stron ma problemy finansowe, brak personelu lub nie uzyskała płatności od klienta. Rozliczenie niemożliwości świadczenia następuje zgodnie z prawem i ustaleniami umownymi.

5. W razie konieczności zastąpienia konkretnego instruktora Wykonawca może, jeśli uzasadnione, wyznaczyć osobę o odpowiednich kompetencjach, bez obniżenia uzgodnionego standardu. Jeżeli tożsamość konkretnego instruktora była istotną cechą świadczenia, zmiana wymaga dodatkowych uzgodnień.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Zmiana OWW nie dotyczy automatycznie wcześniej zawartych umów. Wyjątki i odstępstwa wymagają utrwalenia w dokumencie zamówienia lub umowie przez strony umocowane do ich reprezentacji.

2. W sprawach nieuregulowanych obowiązują przepisy prawa polskiego. Spory strony starają się najpierw rozwiązać polubownie; właściwość sądu ocenia się zgodnie z przepisami, a w umowach między przedsiębiorcami możliwe jest odrębne skuteczne uzgodnienie właściwości.

3. OWW nie są samodzielnym potwierdzeniem rezerwacji. Stają się elementem umowy, gdy Zamawiający otrzymał je przed jej zawarciem i skutecznie je zaakceptował.

4. W każdym formularzu zamówienia należy wyraźnie potwierdzić: dane stron, uprawnienie do reprezentacji, dokładne świadczenie, zakres opieki nad dziećmi, kwotę, zaliczkę, termin dopłaty, adres, doręczenie i akceptację OWW oraz zasady anulowania wskazane w § 7.